והוא טיפוח מאגרי המידע כהכנה לאירוע.

עכשיו, בשביל לא ליצור את הרושם הלא נכון אני אדגיש, שהשבחת מאגרי המידע חייבת להתבצע כחלק מהעבודה השוטפת של העסק. לי יש 3 חברות ובכולן יש כוח אדם מיומן, שתפקידו ליצור קשר קבוע עם לקוחות ולשמור איתם על קשר קבוע. חברת הייעוץ העסקי גם מחזיקה במאגרי נתונים נרחבים מזה. ובכל זאת, במסגרת העבודה השוטפת אנחנו לא תמיד רואים את המאגר כמקשה אחת אלא מתמקדים באנשים מסוימים, ושוכחים אחרים. אז עסק, שמכריז על אירוע שמתקרב, חייב בכל מקרה לוודא שהמאגר שלו מעודכן וכך יכול להפיק תועלת מכופלת מההכנות (שבכל מקרה צריך לבצע).

הנה דוגמא: זה עתה הפקנו אירוע למאות אורחים, כולם לקוחות. ככל שהאירוע הלך והתקרב, התחלנו לבדוק מה מצבנו:

רשימות הדיוור לא היו מושלמות עם כל הנתונים – אז השלמנו אותן.

טייבנו ושיפרנו את נתוני התקשורת של הלקוחות באותה הזדמנות (אי-מיילים, ניידים, פקסים וכו')

היו ברשימות שמות כפולים – אז הלכנו וסידרנו את הנתונים בתוכנת ניהול קשרי הלקוחות.

ראינו שחסרים ברשימת המוזמנים שמות של אנשים שאמנם אינם לקוחות (האירוע היה ללקוחות בלבד) אבל בכל זאת רצינו שגם הם יגיעו – אז הוספנו אותם.

גילינו גם את מי אנו פחות רוצים להזמין לארוע – כי חשוב שמאגר הלקוחות יהיה באמת איכותי ולא חייבים לקבל כל אחד בתור לקוח. עסק צריך לדעת לא רק איך להשיג לקוחות אלא גם את מי לעודד לשמור על קשר ועל מי לוותר.

ואז התחלנו ליצור קשר עם כולם ולהזמין אותם אחד-אחד, באופן אישי. זאת היתה הזדמנות נפלאה לדרוש בשלומם, לברר מה קרה מאז הפעם האחרונה שנפגשנו איתם, לחזק את הקשר.

פעולות כאלה צריכות להתבצע בשוטף, ובעסקים רבים אכן מתבצעות – אבל לא מספיק. לא תמיד יש סיבה לצלצל ללקוחות, לא תמיד יש סיבה לעדכן את המאגרים, וכך עוברות להן שנה ועוד שנה...

לכן, אירוע לקוחות הוא הזדמנות שיווקית בריבוע – כי הוא "מכריח" את העסק לבצע את פעולות השבחת המאגר האלה, שהן קריטיות להצלחת כל מסע פרסום. קחו בחשבון ששימור לקוחות לא יוכל להתבצע ללא רשימות מלאות ומעודכנות. כל הרצון הטוב שבעולם וגם המוצר המלהיב ביותר לא שווים כלום אם אין לכם מאגר מעודכן ואיכותי שאפשר לספר לו על כל זה!

נ.ב: אם מעולם לא חוויתם קבלת קהל ל-300 אנשי עסקים, שמגיעים כמעט בו-זמנית, תוך כדי זה שאתם נותנים לכל אחד ואחת מהם את התחושה שחיכיתם להם באופן אישי... אז זאת העוצמה המלאה של טיוב הרשימות. קבלת הקהל היא אחד מהדברים הקריטיים ביותר להצלחת אירוע לקוחות והיא תלויה לחלוטין בהכנה המוקדמת של רשימת המוזמנים.